Informacja zwrotna, czyli sposób na poprawę komunikacji podczas obowiązkowej pracy zdalnej

Wraz z wybuchem pandemii koronawirusa aż 88% firm wdrożyło pracę zdalną. Według danych podawanych przez Puls Biznesu – obowiązki zawodowe ze swoich domów wykonuje 21% pracowników. Nowa organizacja pracy, nowe narzędzia, problemy techniczne… z tymi wyzwaniami borykały się zespoły w połowie marca. Zdalne środowisko pracy wprowadzone tak nagle z pewnością generuje stresujące sytuacje zarówno dla pracowników, jak i dla ich przełożonych. Co można zrobić, aby usprawnić pracę oraz uniknąć nieporozumień i niedomówień? Popraw komunikację dzięki stosowaniu informacji zwrotnej w swoim zespole!

Czym jest informacja zwrotna?

Każdy nas w swoim życiu zawodowym spotkał się przynajmniej raz z brakiem wiadomości zwrotnej. Po wykonanym zadaniu nie otrzymaliśmy informacji czy nasza praca została wykonana poprawnie, co się podobało, a co wymaga zmiany. Tej sytuacji towarzyszyło uczucie niepewności. Informacja zwrotna to nic innego jak odpowiedź, dotycząca chociażby wykonanego zadania – może zawierać zarówno pochwałę, jak i konstruktywną krytykę.

Dlaczego w firmach nie stosuje się informacji zwrotnej?

Brene Brown, przeprowadzając badania w zakresie informacji zwrotnej, spotkała się z dwiema powtarzającymi się przyczynami braku jej stosowania wśród badanych:

“Odczuwamy dyskomfort podczas trudnych rozmów.”
“Nie wiemy, w jaki sposób udzielać informacji zwrotnej i jak ją przyjmować w sposób, który pomagałby ludziom czynić postępy i korzystnie wpływałby na rozwój różnych procesów.”

Rolą przełożonych jest uświadomienie pracownikom, że poczucie dyskomfortu jest normalnym następstwem rozwoju i że będzie im towarzyszyło nieraz (na przykład, gdy będą uczyć się nowych rzeczy) oraz wyjaśnienie, dlaczego jest to tak ważne doświadczenie. Dzięki określeniu wspólnego celu, członkowie zespołu nie będą odczuwali strachu i staną się bardziej otwarci na konstruktywną krytykę. Każdy z nas potrzebuje informacji zwrotnej, ponieważ wszyscy chcemy się rozwijać. Musimy nauczyć się w jaki sposób jej udzielać, aby sprzyjała rozwojowi i zaangażowaniu.

W jaki sposób udzielić informacji zwrotnej?

Według Dennisa Saleebeya – wykładowcy specjalizującego się w pracy socjalnej – o wartości informacji zwrotnej decyduje przyjęcie “perspektywy mocnych stron”. Perspektywa ta nie neguje naszych starań, lecz zachęca do traktowania naszych zalet – mocnych stron – jako potencjalnych zasobów. Jedną ze skutecznych metod rozumienia naszych mocnych stron jest analizowanie powiązań pomiędzy naszymi zaletami i ograniczeniami. Na przykład, możemy obwiniać się za przesadną skłonność do kontrolowania innych lub dojść do wniosku, że jest to nasza zaleta świadcząca o tym, że zależy nam na dobrym wykonaniu powierzonych obowiązków. Przyglądając się w pierwszej kolejności mocnym stronom, będziemy w stanie wymienić dobre cechy wykonanego zadania, a na końcu wskazać pole do dalszego rozwoju. Brene Brown stworzyła “listę warunków zaangażowanej informacji zwrotnej”, możemy w niej znaleźć następujące wskazówki:

“Jestem gotowy udzielić informacji zwrotnej, gdy:
jestem gotowy usiąść obok ciebie, zamiast naprzeciw ciebie;
chcę umiejscowić problem przed nami, zamiast między nami (albo zamiast podsuwać go w twoją stronę);
chcę uznać to, co robisz dobrze, zamiast wytykać ci błędy;
dostrzegam twoje zalety i to, w jaki sposób możesz je wykorzystać, aby stawić czoła stojącym przed tobą wyzwaniom;
mogę przypisać ci odpowiedzialność bez zawstydzania bądź obwiniania;
jestem gotowy uznać moją rolę;
mogę szczerze podziękować ci za twoje wysiłki, zamiast krytykować cię za twoje porażki;
mogę porozmawiać o tym, w jaki sposób sprostanie tym wyzwaniom przyczyni się do twojego wzrostu i otworzy perspektywy dalszego rozwoju;
mogę własnym przykładem stanowić wzór wrażliwości i otwartości, których oczekuję od ciebie.”

W dobie zmagań ze skutkami pandemii Covid-19 potrzebne jest przede wszystkim większe zaangażowanie zarówno pracowników, jak i przełożonych. Jeżeli nie damy naszym współpracownikom wartościowej informacji zwrotnej, nastąpi osłabienie ich motywacji. Dlatego warto wyjść ze swojej strefy komfortu i popracować nad tym, aby efekty wykonywanych zadań były coraz lepsze pomimo trudnych czasów.